職業生活において、電子メールはおそらく最も重要なコミュニケーション手段の1つです。あなたは毎日それをしていて、あなたが私のような人なら、あなたはそれにdrれています。
もちろん、メールの管理に特化して、特定の時間に1日または2時間を割り当てることができます。しかし、すべての返信に10分以上を費やすと、すぐにメールが1日かかります。Gmail通知をオフにしても、あなたを救うことはできません。
だからこそ、返信を受け取り、数分もかからずにプロのメールを書くことを学ぶ書き込みが不可欠です。幸いなことに、今日それを達成するために偉大な作家や生産性の第一人者である必要はありません。それは、適切な戦略とそれに合うツールセットを見つけることです。
メールテンプレート（定型返信）を設定する
メールテンプレートを作成すると、同じ質問やコメントを頻繁に受け取る人の時間を節約できます。 Eメール。 1日をかけて定型回答を設定すれば、同じ返信を1日に10回書く必要がなくなります。 GmailとOutlookの両方にこの機能があり、無料で時間を節約してメールを自動化できます。
Gmailで数回クリックするだけでプロフェッショナルなメールテンプレートを設定する方法は次のとおりです。
あなた長い段落を含む応答用のテンプレートと、2〜3文の迅速な返信を作成できます。あなたはそれらが将来あなたをどれほどの時間節約するか驚くでしょう。
ネットワークメール
問題がメールテンプレートを使用していないが作成している場合、Networking Emailsを試してみてください。これは、プロフェッショナルネットワークの成長に役立つ数十のメールテンプレートを備えたウェブツールです。
Resume Wordedによって作成されたNetworking Emailsは、コミュニケーションを最適化するための優れたリソースです。彼らが提供するテンプレートのいくつかの例には、コールド/ウォームの紹介、非応答者のフォローアップ、さらには感謝のメモを書くことも含まれます。
各テンプレートには、受信者とのコミュニケーションをさらに改善するための役立つヒントや提案も含まれています。
検索ボタンを使用するか、リストを参照して適切なメールを見つけることができます。その後、メッセージボックスにコピーアンドペーストして、いくつかの詳細を変更するだけです。
ワードカウンタープラス
あなたが1日に10通以上のメールを書く人なら、それらのいくつかを短くて甘くすることが不可欠です。そのため、非常に長いメールが頻繁に発生する場合は、ワードカウンターツールを使用して自分自身を停止することを検討してください。 Chrome拡張機能のWord Counter Plusがあなたのために仕事をしてくれます。
メールのテキストをハイライトし、1回のクリックで使用した単語と文字の数を取得します。その後、メールを書き続けるか、2パートになる前にまとめることができます。
DraftMap
あなたはより良い文章を書くのに役立つ多くの優れたツールを見つけることができ、それによってメールの校正や書き換えに費やす時間を削減できます。 DraftMapはその1つです。 GrammarlyまたはHemingwayを考えてください。さらに、不要な単語の繰り返しをチェックし、1つの書き方に固執するのに役立ちます。
このChrome拡張機能では、文章に関するリアルタイムの提案が色分けされて表示されます。受動的な音声、タイプミス、決まり文句、およびメールの読みやすさに関するアドバイスの使用を避けるのに役立ちます。すべての提案は、アーネストヘミングウェイの執筆規則に基づいています。 DraftMapは、すべてのプロセスがメール作成ボックス内で行われるため、特に便利です。
メールの編集が終了した後も強調表示された単語が残っているかどうか心配する必要はありません。受信者には色が表示されず、提案は自分だけに表示されます。
あなたのメールはもっと良くなる
「Your Email Be Be Better」は、すべての人にメールのベストプラクティスを教育することで、メールの管理に費やす時間を短縮するように設計されたオンラインツールです。
プロのメールを作成するときは、特定のルールに従います。メッセージの件名が明確になっていることを確認したり、不要な添付ファイルを削除したりします。人々がこれらのルールを破る頻度に驚かれることでしょう。最終的には、両者がより多くの時間と労力を費やす結果になります。
あなたのメールはもっと良くなる可能性がありますが、10のよくある誤りのリストがあります。各ポイントには、メールを改善する方法の説明と例が付属しています。これらのルールについて同僚に伝えたいが、それを行う方法がわからない場合に便利です。あなたは自分の言葉を使うか、あなたの電子メールへのリンクを送ってあなたのポイントを説明することができます。
私たちは皆、電子メールが完全に自動化され、まったく注意を必要としなかったことを望んでいます。これは今日では完全に不可能ですが、少しでも役立ちます。メールの長さを短縮する場合でも、文章を書くタイミングを計る場合でも、ルールを確立すると、最初の改善に気付くでしょう。
時間のかかるメールの作成をやめられない場合は、メールを完全に放棄する時が来たのかもしれません。 Customer Relationship Manager（CRM）または代わりに同僚とメッセージを交換するための余裕 を使用してみてください。それ以外の場合は、メールの時間を短縮するのに役立ちます。