文書、特に長い文書を効果的に整理するのは難しい場合があります。 Googleドキュメント の組み込み機能を使用すると、レポート、記事、エッセイ、提案書、チーム文書などを効率的に作成するためのいくつかの方法があります。
情報を表示し、詳細を確認しやすいように文書を構造化する必要があります。それでは、次の Google ドキュメントを整理するためのいくつかの重要な機能を見てみましょう。
1.概要と概要を記載したドキュメントをスキャンします
ドキュメントの詳細の概要を作成する最も簡単な方法の 1 つは、概要機能とアウトライン機能を使用することです。これらの便利なツールはコンテンツの外側にあるため、邪魔にならず、クリックするだけで表示または非表示にすることができます。
これらの構成機能を使用すると、ドキュメントの内容を要約し、自動生成されたアウトラインを使用して必要なセクションにスキップできます。
概要とアウトラインを表示して閉じる
概要と概要を表示するには、[表示] タブに移動し、[概要を表示] を選択します。
ドキュメント スペースの左上に、ドキュメントのアウトラインを表示アイコンが表示されます。選択して展開します。
概要とアウトラインの作成が完了したら、ドキュメントのアウトラインを閉じる矢印を使用してアウトラインを非表示にし、ドキュメントのアウトラインを表示アイコンを再度表示します。
概要と概要を追加する
概要を追加するには、プラス記号を使用してボックスを開き、テキストを入力します。
後で変更するには、編集アイコン (鉛筆) を選択するだけです。
アウトラインを使用するには、文書に見出しを追加します (以下で説明します)。見出しはアウトラインに自動的に表示されます。見出しを選択すると、ドキュメントのそのセクションにジャンプできます。
必要に応じて、アウトライン内で見出しの右側にある Xを選択すると、アウトラインから特定の見出しを削除できます。.
2.目次を含めてカスタマイズする
読者がドキュメントを移動するためにコンテンツ内に何かを使用できるようにしたい場合は、Google ドキュメントに目次を挿入できます。この機能は基本的なものでしたが、Google は時間の経過とともに機能を強化し、カスタマイズ可能で魅力的なものにしました。
目次を挿入
目次を作成する では、ドキュメントのセクションを見出しで構成します。見出しのテキストを入力して選択し、ツールバーの スタイルドロップダウン ボックスから見出しレベルを選択します。これらの見出しは表に自動的に表示されます。
表を挿入する準備ができたら、文書内の挿入したい場所にカーソルを置きます。次に、挿入メニューを開き、目次に移動し、プレーン テキスト、点線、リンクからスタイルを選択します。
使用したいデザインを選択すると、表が表示されます。
目次をカスタマイズする
Google ドキュメントで目次の外観や動作を調整できるのは、優れた機能です。
編集ツールを開くには、テーブルを選択して小さなツールバーを表示します。次に、ツールバーの 3 つの点を使用して、その他のオプションを選択します。
サイドバーが開くと、書式設定と見出しレベルの 2 つのセクションが表示されます。
調整がリアルタイムで更新されるのが確認できます。
3.折りたたみ可能な見出しを使用して効率的に作業する
Google は 2023 年初頭に、長い文書の作業が少し楽になります ことができる非常に便利な機能をドキュメントに追加しました。見出しを折りたたんだり展開したりできます。これは、ドキュメントの使用していないセクションを折りたたんで、使用しているセクションに焦点を当てるのに最適です。
この記事の執筆時点では、折りたたみ可能な見出しはページレス レイアウトを使用している場合にのみ機能します。この機能が最終的に Pages レイアウトに引き継がれるかどうかは不明です。
新規または既存のドキュメントでページレス レイアウトを使用するには、ファイルに移動し、ページ設定を選択します。次に、上部の ページレスを選択し、下部の OKを選択します。.
文書の見出しの左側に矢印が表示されるはずです。 矢印を使用するか、右クリックして見出しを折りたたんだり展開したりするだけです。
4.ビルディングブロックを使用して情報を簡単に追跡
Google ドキュメントのビルディング ブロックを使用すると、表、テキスト入力、ドロップダウン リストを使用して情報を迅速かつ便利に表示できます。これらのパッケージ化されたブロックの 1 つを挿入し、1 か所に詳細を入力するだけです。
現在、製品ロードマップ、レビュー トラッカー、プロジェクト アセット、および起動コンテンツ トラッカーを含む 4 つの既製ブロックから選択できます。 Building Block はそのまま使用することも、ニーズに合わせてカスタマイズすることもできます。
構成要素を挿入するには、ドキュメント内の場所を選択し、挿入>構成要素に移動します。ポップアウト メニューから使用するタイプを選択します。
ブロックがドキュメントに表示され、使用できる状態になります。コンテンツに合わせて見出しを変更したい場合は、他のテキストと同様に見出しを編集できます。
5.カスタム ブロックの作成と再利用
サポートされている職場または学校の Google アカウント をお持ちの場合は、ドキュメントでカスタムの Building Blocks を設定できます。これにより、ブロックを作成し、保存し、再利用することができます。ブロックは Google ドキュメント ファイル タイプとして Google ドライブに保存されるため、今後の新しいドキュメントでも使用できます。
新しいブロックを使用するには、@ (アットマーク) 記号の後にブロックの名前を入力し、表示されるリストからブロックを選択します。
6.コードブロックを使用してプログラミングスニペットを入力
ドキュメントに Java、JavaScript、Python などのプログラミング コードが含まれている場合は、コードのビルディング ブロックを利用できます。これにより、ドキュメント内でコードをきちんと構造化する が可能になります。.
挿入>ビルディング ブロックに移動し、コード ブロックに移動して、ポップアウト メニューで言語を選択します。
ブロックが表示されたら、スニペットを入力するだけです。プログラミング言語を変更する場合は、左上のドロップダウン ボックスを使用します。色を更新するには、右上の 更新アイコンを使用します。
7.メール、カレンダーへの招待、会議メモで共同作業を行う
Google ドキュメント内のアイテムを整理するためのもう 1 つの優れたツールは、組み込みのテンプレート ブロックです。これらは、メール、カレンダーへの招待、会議メモなどで共同作業をしている場合に特に便利です。
電子メールの場合、受信者、件名、メッセージを入力できます。次に、Gmailアイコンを選択して、Gmail で直接下書きを作成します。
カレンダーの招待状の場合は、タイトル、ゲスト、開始時間と終了時間、場所、説明を入力します。 カレンダーアイコンを使用して、Google カレンダーでイベントを開きます。
会議メモの場合、ドロップダウン リストからイベントを選択すると、タイトル、日付、出席者が記載されたブロックが表示され、メモには箇条書き、アクション アイテムにはチェックボックスが含まれます。 メールアイコンを使用して、Gmail で会議メモの下書きを作成します。
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これらのテンプレートのいずれかを使用するには、挿入>ビルディング ブロックに移動し、ポップアウト メニューからオプションを選択します。
8.ドロップダウン リストを使用して詳細を入力します
情報を追跡するために上記の構成要素を使用すると、Google ドキュメントの既製のドロップダウン リストを活用できます。ただし、Googleスプレッドシートのように 個だけ独自のドロップダウン リストを作成できます。これは、あなた、読者、共同編集者が必要な詳細を簡単に入力するのに便利です。
リストを表示する場所にカーソルを置き、挿入メニューを開き、ドロップダウンを選択します。
既製のドロップダウン リストを使用するには、下部のセクションから 1 つ選択します。
独自のドロップダウンを作成するには、新しいドロップダウンを選択します。次に、オプションの名前とリストを入力します。各リスト項目の横の色を選択したり、項目を追加したり、ドラッグ アンド ドロップを使用して順序を並べ替えたりできます。終了したら、[保存] を選択します。.
新しいドロップダウン リストが表示され、繰り返し再利用できます。 挿入>ドロップダウンメニューから選択するだけです。
後で変更を加えるには、ドロップダウン リストを開いて、オプションの追加 / 編集を選択します。
9.スマートチップで情報をポップイン
連絡先、イベント、ファイル、場所、日付を明確にリストして表示するには、ドキュメント内のスマートチップ を挿入します。これらの気の利いたツールは凝縮されたままですが、展開して詳細を表示し、クリックするだけでアクションを実行できるようになります。
スマート チップを挿入するには、@ 記号の後に項目名を入力するか、挿入>スマート チップに移動してポップアウト メニューから 1 つを選択します。 .
チップを挿入したら、その上にカーソルを置くか、チップを選択してプレビューを表示します。各チップには、チップの種類に応じて異なる詳細とアクションが含まれています。たとえば、ファイル スマート チップを使用すると、ファイルをプレビューしたり、ファイルへのリンクをコピーしたり、ファイルを開いたりできます。
サポートされている Google Workspace アカウント をお持ちの場合は、ストップウォッチ、タイマー、再利用可能な変数などの追加のスマート チップにアクセスできます。
これらのスマート チップを活用して、コンテンツを短く魅力的に保ちながら、必要な情報を含めます。
10.数式を簡単に挿入
もう 1 つの優れた Google ドキュメントが提供するツール は方程式に使用します。学生でも教授でも、正しい記号を探すのをやめて、文書に合わせて書式設定することができます。数式エディタを使用するだけです。
エディタを開くには、表示>数式ツールバーを表示に移動します。 挿入>数式を選択することもできます。ドキュメントの上部に編集ツールバーが表示されます。
ツールバー内のドロップダウン ボックスを使用してシンボルを追加します。ギリシャ文字、算術演算子、関係記号、矢印を使用できます。
その後、ドキュメント内の美しく整ったテキスト ボックスに数式が表示されることがわかります。
概要から追跡テーブル、ドロップダウン リスト、詳細チップまで、ニーズに合わせてさまざまな方法で Google ドキュメントを整理できます。次の機能のうち、すぐにお気に入りになる機能はどれですか?.
他の Google アプリの関連チュートリアルについては、Google ドライブのファイルに有効期限を設定する の方法をご覧ください。
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