時間を無駄にしないようにもっと組織化する方法を探すことは、特に忙しい人にとっては絶え間ない闘争です。
「Getting Things Done」をカバーする無数の本や記事があります」（GTD）の原則。しかし、多くの人にとって、GTDのアイデアと原則は非常に多くの作業のように感じられるので、整理が完了したら、実際に作業を完了する時間はありません。
だからこそ多くのGTD原則を実行するアプリと自動化をセットアップすることが重要です。または、少なくともこれらのアプリを使用する方法は、整理された状態を維持し、効率的に楽にする必要があります。
受信トレイで混乱を解消
物事を成し遂げるには、「受信トレイ」が重要です。メールの受信トレイではなく、タスクの受信トレイです。
心を集中させて整理整頓するための最も重要な方法は、混乱を解消することです。クラッターとは、やり遂げる必要があるタスクを思い出すアイデアや瞬間を意味します。これらのつかの間の気晴らしを受信トレイに投げ込むことで、頭から外して気晴らしを避けることができます。
これに使用するTo Doアプリは問題ではありませんが、受信ボックスを備えています。アプリにWebベースのツールとモバイルアプリの両方が含まれていると、どこにいても何をしていてもこれらのアイデアを収集できます。
In_content_1 all： [300x250] / dfp：[640x360]->これをさらに一歩進めて、受信トレイをメールアカウントと統合します。たとえば、ToDoistとGmailアカウントを統合するToDoist for Gmail Chromeプラグイン をインストールできます。
このプラグインを使用すると、開いているメールの上部にあるToDoistアイコンを選択できます、タスクのクイック追加機能を使用して、メールを新しいタスクとして受信トレイに追加します。
これにより、取得しようとしている間に小さなタスクを実行する時間の無駄を省くことができます。メールの受信トレイが処理されます。新しいタスクとしてあなたの時間を必要とするメールを取り除いて、先に進みましょう。
ほとんどのTo Doアプリには、通常、ブラウザ用のChrome拡張機能もあります。
これにより、Webページで読んでいる情報に基づいて新しいタスクを追加できます。アイデアは、受信トレイにアイデアをすばやく簡単に追加できるようにすることで、後で試したり覚えたりする必要がないようにすることです。
より整理するには、明確で自由な心。
カレンダーを整理する
同じことのためにカレンダーと受信トレイを使用しようとする人が多すぎます。タスクを追跡します。これはカレンダーの目的ではありません。
あなたのカレンダーは、時間関連のイベントのみをスケジュールする場所です。すべてのタスクではありません。カレンダーには、次の項目のみを含める必要があります。
これらの「フォーカス時間」ブロックは、タスク内でタスク固有のものであってはなりません。カレンダー。これがあなたのやることリストの目的であり、あなたのやることリストはあなたがそれらのフォーカス時間ブロックの間に次にどのタスクに取り組むかを決める場所です。
定期的なイベントを超えて、予定、フォーカス時間、カレンダーの残りの部分は、会議やその他の予期しないタスクのために開いたままにしておく必要があります。
時間がある場合は、いつでもタスクに集中できるようになります。会議が集中時間を超えてスケジュールされている場合は、必要に応じて変更します。
上記のカレンダーには毎朝タスクステージングがあり、毎週タスクレビュー金曜日。これらは、以下のセクションで説明するように、受信トレイを整理し、プロジェクトを計画および優先順位付けする場所です。
優先順位の変更に伴うTo Doリストの選択
人生は急速に変化し、それらの変化はあなたの優先順位を変える可能性があります。
使用するすべてのやることリストは、それらの人生の優先順位を表すトップレベルのプロジェクトで編成されるべきです。たとえば、私が仕事で集中している私の人生の最も重要な分野は次のとおりです。
毎週のタスクのレビュー中に、すべてのタスク領域をスキャンしたいこれらすべてのプロジェクトに含めたタスクが引き続き関連性があり重要であることを確認してください。
これを行うには、タスクの優先度レベルを変更するか、タスクを完全に削除します。
GTDで最も重要な原則の1つは、もはや重要ではないものを取り除くことです。これらは、スペースを占有して混乱を招くタスクです。この混乱を取り除くことは、より整理するための最良の方法の1つです。
各タスクを確認するときは、3つの手順を実行します。
これを毎週行うことを確認する簡単な方法は、To Doモバイルアプリを使用してタスクと優先順位を確認することです自宅でリラックスしながら。デッキに座ってコーヒーを飲み、スキャンしてタスクの優先順位を付け直します。
プロジェクトを適切に計画し、時間を過大に見積もる
ToDoの受信トレイで作業を行い、各タスクの2つの主要コンポーネントを計画するために毎朝時間を費やします。
時間の見積もりは、単に努力に関する判断です。 1つのセッション全体が与えられた場合、5〜15分、15〜30分、30〜60分、または1時間以上かかりますか。これらの時間枠に色付きのラベルを作成し、新しい各タスクに適用します。
タスクにかかる時間を見積もるときは、常にわずかに過大評価します。そうしないと、タスクが完了せずに時間切れになることが常にあります。
各タスクの重要性は、どれだけ早く完了する必要があるかです。上司は金曜日までに報告書を作成するように言っていましたか？これは「優先度1」で、赤で強調する必要があります。いつか書きたい本の章ですか？これは「優先度3」で、青色で強調表示されています。
色の意味を理解している限り、特定の色は重要ではありません。
タスクとやりたいことを組み合わせる
すべてが雑用のように感じる必要はありません。実際、互いに組み合わせることができるタスクが多いほど、より多くの時間を空けることができます。
例をいくつか示します。
少しの創造性で、 To Doリストのタスクの多くを組み合わせて、スケジュールの重複する時間帯に複数のタスクを完了します。
この種の創造的な時間管理は、GTDの原則を使用して非常に効率的にするための鍵です。
重要性よりも時間を使用して優先順位を付ける
タスクに優先順位を付けるとき、タスクの重要性について考えないでくださいあなたの長年の目標です。緊急性の観点からそれらを考えてください。
そのタスクをどの程度緊急に行う必要がありますか？それを達成するために別の日、または別の週をとったらどうなりますか？
「優先度1」にすべきタスクは、24時間以内に厳しい期限があるタスクだけです。さらに数日（後）ある場合は、「優先度2」にします。時間がある場合に「いつか」終了したいタスクについては、「優先度3」にします。
毎朝、毎日のスケジュールを見直して、バランスが取れて現実的であることを確認します。
赤色が多い場合は、それらのタスクの時間の見積もりを一目で確認し、フォーカス時間のブロック内に収まることを確認してください。そうでない場合は、締め切りをした人に連絡し、後の締め切りを求めるか、時間のあるチームの誰かに委任する必要があります。
すべてに対処する必要があります。 「時間」の観点から。重要性とは、「このタスクを完了するまであとどれくらいの時間が残っているのか」という意味です。
日中にフォーカス時間になったら、他のすべて（電子メールを含む）を閉じて、それらのタスクの作業を開始します。
リマインダーを効果的に使用する
リマインダーを効果的に使用していない場合、リマインダーは非常に迷惑になります。予定や会議などの時間関連のタスクに対してのみリマインダーを設定する必要があります。
仕事のタスクにリマインダーは必要ありません。カレンダーにそれらに対処するための専用のフォーカス時間があるためです。
リマインダーも発生するように設定する必要があります。そのイベントが発生したときに使用するデバイスで。例：
タスクを完了する必要がある直前にどこにいるかを常に考え、設定します
フォーカスされた作業セッションを効果的に使用する
フォーカス時間に到達しました。今何をしますか？
環境が集中力と生産性に資することを確認してください。オフィスのドアを閉めてください。 お気に入りのなだめるような音楽 を再生します。コンピューターに座って、手元のタスクのみに集中し始めます。
焦点時間はあなたが輝く時間です。最終的に物事を成し遂げたときです。 1日の終わりの最終的な生産性は、「フォーカス時間」の間に実際にどれだけ集中できるかに大きく依存します。
生産性を高めたいですか？ オンラインPomodoroアプリ を使用して、定期的に短い休憩を取るようにしてください。これにより、さらにリフレッシュして集中できるようになります。
大きな画像に集中することを忘れないでください
少なくとも1か月に1回は、あなたが目指しているすべてのものがあなたの大きな人生の目標と一致することを確実にするための大局的な目標。
それらの目標が何であるか、またはそれらをより小さな断片に分解する方法がわからない？ ゴールスケープ のような目標計画アプリを使用することを強くお勧めします。
これは、重要な人生の目標を円の中に視覚化する創造的な方法です。その円の周りに分岐することは、これらの大きな目標を達成するために達成する必要があるものです。外側に行くほど、目標は小さくなります。外側のリングは、現在作業中のタスクを含むブロックを形成します。
人生の変化に応じて毎月目標サークルを確認することで、もはや関係のないものを削除し、新しいものを追加できます
これらの大きな目標を使用して、To Doリストで設定したタスクを整理し、優先順位を付ける方法を指示します。
Goalscapeが機能しない場合あなたのために、選択できる他の目標計画アプリ がたくさんあります。
オーバープランやオーバーオーガナイズしないでください
ほとんど重要なのは、ツールに仕事を任せることです。整理と計画にはレビューセッションのみを費やすべきですが、計画とタスクの整理にあまり時間をかけずに、実際の作業を終わらせないでください。
毎日、毎週、毎月のレビューセッションは、より整理された方法です。これらは、GTDルーチンの管理に費やされる時間です。それ以外のことは、それはすべて...物事を成し遂げることです。
物事を成し遂げるためのヒントはありますか？ここでまだ説明していないことはありますか？コメントでお知らせください。