Microsoft Wordで差し込み印刷を作成する方法

マイクロソフトワードでの差し込みにより、各レターをカスタマイズすることなく、パーソナライズされたレターとメールを送信できます。必要に応じてドキュメントを準備し、データソースから動的に入力するさまざまなデータフィールドのプレースホルダーを追加できます。

たとえば、友達全員に1通の手紙を用意して、彼らはやっていますが、手紙の中で名前と都市を動的に変更する機能があります。このように、ジョンへの一般的な手紙は彼の名前と彼の都市を言及し、マイクへの同じ手紙は彼の手紙にマイクの名前と彼の都市を持ちます。

受信者を作成するExcelスプレッドシートのリスト

受信者とそのデータのリストを1つのデータソースに収集する必要があります。これを行う簡単な方法は、Microsoft Excelスプレッドシートを作成し、すべての受信者のデータをそれに追加することです。その後、Microsoft WordでこのExcelデータを差し込み印刷レターに取得するを使用できます。

スタートメニュー検索を使用して、Microsoft Excelを検索し、開きます。 >。

左側のサイドバーの[ホーム]タブをクリックし、[空白のワークブック]を選択します>右側のペインから。これにより、空白のワークシートが作成されます。

差し込み印刷の受信者のデータの入力を開始します。データのヘッダーには必ず最初の行を使用してください。誰かの名前を入力する場合は、最初の行のヘッダーとして名前を使用します。

次の例では、4人のデータを含むテーブルを作成しました。 Microsoft Wordでこれらの各ユーザーに対して個人用の差し込み印刷レターを作成します。

[ファイル]をクリックします>上部のメニューで、左側のサイドバーから[保存]を選択し、[参照]ボタンをクリックします。

デスクトップに移動し、Excelスプレッドシートの名前を入力し、[保存]ボタンをクリックしてスプレッドシートをデスクトップに保存します。これにより、Microsoft Wordで使用するときにスプレッドシートを見つけやすくなります。

Microsoft Excelを閉じることができます>コンピュータ上。

Microsoft Wordでドキュメントを準備する

各受信者に送信するにする一般的な文字を書く必要があります。この手紙には、すべての受信者に共通の情報を含める必要があります。例としては、あいさつ文を書く、彼らがどうやっているかを尋ねる、考えを共有するなどがあります。

受信者の情報を表示する場所にはフィールドを空白のままにします。 Microsoft Wordで差し込み印刷を開始するときに後で追加します。

コンピュータのスタートメニューからMicrosoft Wordを起動します。。

左側のサイドバーで[ホーム]をクリックし、[空白のドキュメント]を選択します右側のペイン。必要に応じて、テンプレートも使用できます。

空白のドキュメントが開きます。受信者に送信する手紙を書きます。

色、フォーマット、フォントスタイルなどを自由に使用できますあなたが欲しいアイテム。受信者に送信する次の簡単な手紙を作成しました。手紙の上部には人の名前が、下部には市が表示されます。

ドキュメントを開いたままにしておく次のセクションの差し込み印刷。

Microsoft Wordで差し込み印刷を作成する

Microsoft Wordでは、手順を使用して差し込み印刷を作成できますステップバイステップウィザード。これにより、使用するレターを選択し、必要な受信者を追加し、レターのコンテンツを動的に変更することが非常に簡単になります。

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Wordでレターを開いたまま、上部にある[メーリング]タブをクリックし、[差し込み印刷を開始]オプションを選択して、 詳細な差し込み印刷ウィザード。

新しいペインが右側に表示されます画面の。 Select document typeと書かれた最初のセクションで、[Letters]を選択します。メールで手紙を送る場合は、[メールメッセージ]を選択できます。

次に、下部にある[次へ：ドキュメントの開始]をクリックして続行します。

次の画面で、Wordは差し込み印刷に使用するドキュメントを尋ねます。タスクに現在の文字を使用するには、[現在のドキュメントを使用]オプションをクリックします。

別のWordファイルにある場合は、[既存のドキュメントから開始]をクリックします>そのファイルを開きます。

次に、下部にある[次へ：受信者を選択]をクリックします。

[受信者を選択]セクションで、[既存のリストを使用]を選択します。これは、受信者のデータを含むExcelスプレッドシートをすでに作成しているためです。

受信者のデータがまだない場合は、[新しいリストを入力]オプションを選択できます。収集されました。

次に[参照]をクリックしてExcelスプレッドシートをインポートします。

デスクトップで、先ほど作成したExcelスプレッドシートをダブルクリックします。これにより、Microsoft Wordでスプレッドシートが開きます。

スプレッドシートからどのシートを使用するかをWordが尋ねます。データを含むシートを選択し、[データの最初の行に列ヘッダーが含まれています]オプションをオンにして、[OK]をクリックします。

リストにある全員を使用したくない場合、Wordでは差し込み印刷に使用する受信者を選択できます。レターに含める相手のチェックマークボックス。

リストの下にある絞り込みオプションを使用して、受信者をソートおよびフィルタリングできます。 並べ替えでは、レコードを昇順と降順で並べ替えることができます。 フィルタリングでは、フィールドを比較し、不要なフィールドを除外できます。

最後に、下部にある[OK]をクリックします。