プロジェクトまたはチーム管理に Microsoft Outlook を使用する方法


プロジェクトやチームを管理するためのアプリは、カンバンボード から コラボレーションアプリケーション までたくさんあります。すでに Microsoft Office を使用している場合は、多くの組み込み機能を利用して、Outlook で自分自身やチームを整理することができます。

プロジェクトを計画するときに、メールを色分けしてメッセージをタスクに変えることができます。チームで作業する場合は、タスクを作成して割り当てたり、グループを設定したりできます。これらの機能を他の機能と併用する場合、Microsoft Outlook をプロジェクト管理ツールとして使用するためのいくつかの提案、ヒント、手順を次に示します。

受信メールを分類する

プロジェクトを管理するときに使用できる最もシンプルですが最も便利な機能の 1 つは、メールを色分けすることです。 Outlook カテゴリを設定したら、そのカテゴリを電子メールに割り当てて、受信トレイで目立つようにすることができます。さらに、必要に応じて、カテゴリを自動的に割り当てるルールを作成できます。

最も意味のあるカテゴリを作成できます。一部の提案には、プロジェクト、クライアント、または部門ごとのカテゴリが含まれています。

  1. Outlook の ホームタブに移動し、タグ グループの 分類メニューを開きます。次に、すべてのカテゴリを選択します。
    1. カテゴリ名として色が付けられているだけの、事前に作成されたカテゴリがいくつかあることがわかります。これらのいずれかを編集して、より意味のある名前を使用できます。カテゴリを選択し、右側の 名前の変更を選択して新しい名前を入力し、Enterを使用して保存します。
      1. 新しいカテゴリを作成するには、右側の 新規を選択します。名前を入力し、色を選択し、必要に応じてショートカット キーを追加し、OKを使用して保存します。
      2. 電子メールにカテゴリを割り当てるには、次のいずれかを実行します。

        • [ホーム] タブの [カテゴリ] を選択し、使用するものを選択します。
        • 右クリックして カテゴリに移動し、ポップアウト メニューからカテゴリを 1 つ選択します。
        • 受信トレイのメールの横と、独自のウィンドウのメッセージの上にカテゴリが表示されます。

          メールをタスクに変える

          Outlook でプロジェクトを管理する特に便利な方法は、電子メールをタスクに変換することです。関係者のプロジェクトのステータスを更新したり、チーム メンバーにドキュメントを送信したりするリクエストを受け取る場合があります。そのメッセージをタスク リストに追加すると、すぐに完了できるようになります。.

          電子メールをすぐにタスクにするには、次のいずれかを実行します:

          • 受信トレイ内のメッセージを右クリックし、[移動] に移動し、ポップアウト メニューでタスク フォルダを選択します。
          • メッセージ ウィンドウで、リボンの 移動を選択し、移動ドロップダウン メニューを使用してタスク フォルダを選択します。
          • メッセージを受信トレイから左側のナビゲーションの タスクアイコンにドラッグします。
          • メールをタスクに変換するときの追加オプションについては、代わりに次の方法を使用できます。

            1. マウスの右ボタンを押したままメールを選択し、左側の タスクアイコンまでドラッグして放します。
            2. メールをテキスト付きのタスクとしてコピーする、メールを添付ファイル付きのタスクとしてコピーする、メールを添付ファイル付きのタスクとして移動するためのオプションが表示されます。
              1. これらのオプションのいずれかを選択すれば準備完了です。気が変わった場合は、[キャンセル] を選択することもできます。
              2. その後、いつでも Outlook のタスク アイコンを選択して、To Do リストを表示できます。

                タスクの作成と割り当て

                電子メールを自分用の ToDo に変えるだけでなく、Outlook でタスクを作成して割り当てることもできます。これは、自分でタスクに取り組むのではなくタスクを委任することにした場合、またはクリックするだけで送信できるタスクのステータス レポートを受け取りたい場合に便利です。

                1. 左側の タスクアイコンを選択するか、ホームタブの 新しい項目>タスクを選択し、いつものように新しいタスクを実行します。または、上記の手順を使用してメールをタスクに変換することもできます。
                  1. 件名、開始日と期限、優先度、詳細などのタスクの詳細をすべて入力します。準備ができたら、[タスク] タブに移動し、リボンの [タスクの管理] セクションで [タスクの割り当て] を選択します。
                    1. これにより、タスク ウィンドウが更新され、担当者を追加するための To 行が含まれます。名前または電子メール アドレスを入力するか、Toボタンを使用してアドレス帳から選択します。
                      1. .
                    2. オプションで、チェックボックスをオンにして、タスクの更新されたコピーをリストに保存し、タスクが完了したときにステータス レポートを受け取ることができます。
                    3. すべてが完了したら、[送信] を選択してタスクを担当者に送信します。
                    4. 電子メールでタスクを受信したら、それを自分のタスク リストに追加するだけです。

                      タスクの進行中に、タスクの ステータスフィールドと 完了率フィールドを使用でき、ステータス レポートの送信を選択できます。 [span>タスク] タブをクリックすると、最新のステータスが電子メールで提供されます。

                      連絡先グループを設定する

                      チーム、配布リストの作成 、または連絡先グループで作業している場合は、時間を節約できます。すべてのチーム メンバーをメール、カレンダー イベント、またはタスクに追加するのではなく、グループを追加するだけです。

                      1. 左側のナビゲーションで 人物アイコンを選択します。
                      2. ホームタブに移動し、リボンの [新規] セクションで 新しい連絡先グループを選択します。
                        1. 上部にグループ名を入力します。次に、メンバー セクションで メンバーの追加を選択し、Outlook の連絡先からアドレス帳から、または 新しいメール連絡先を選択します。 >.
                          1. 最初の 2 つのオプションでは、新しいウィンドウが開き、連絡先を選択し、メンバーボタンを使用して連絡先を追加します。すべてのメンバーが揃うまでこのプロセスを続け、OKを選択して保存します。
                            1. グループのメンバーがリストに表示され、必要に応じてさらに追加できます。 保存して閉じるを選択してプロセスを完了し、グループを保存します。
                            2. 作成したグループをメールのアドレス行に使用したり、イベントの招待者として使用するには、グループ名の入力を開始して候補からグループを選択するか、Toボタンを使用してグループを見つけます。をクリックしてグループを選択します。

                              カレンダーを共有する

                              Outlook で特定のグループのカレンダーを設定する も可能ですが、単純に 自分のカレンダーを共有する にすることもできます。これは、プロジェクトのバックアップまたは共同マネージャーとして機能するチーム メンバーにとって役立ちます。

                              1. 左側の カレンダーアイコンを選択し、フォルダー ペインを使用してカレンダーを選択します。.
                              2. ホームタブに移動し、[カレンダーの管理] グループで [カレンダーの共有] を選択します。カレンダーを選択します。
                                1. 権限タブで、追加ボタンを使用して共有する連絡先を選択します。
                                  1. 連絡先を見つけて、追加を選択し、OKを選択します。次に、許可する権限に応じて、表示可能または編集可能のいずれかを選択します。
                                  2. 適用を選択し、OKを選択してカレンダーを共有します。
                                  3. 受信者には、あなたがカレンダーを共有していることを知らせるメールが届きます。 Outlook カレンダー リストであなたのカレンダーを表示することを承認できます。

                                    フォルダを管理する

                                    Outlook のフォルダーは、コンピューターで使用しているフォルダーとまったく同じです。アイテムを整理する簡単な方法を提供します。プロジェクトまたはチームの Outlook フォルダーを管理するための優れた方法がいくつかあります。

                                    受信トレイの左側にあるフォルダ ペインを開きます。アカウントが複数ある場合は、アカウントを展開して、そのアカウント内のすべてのフォルダーを表示できます。

                                    新しい親フォルダまたはサブフォルダを作成する

                                    すべてを整理しておくために、プロジェクトごとに フォルダーを作成する 個、またはクライアントまたはチーム メンバーごとに 1 個を検討してください。

                                    アカウントまたは現在のフォルダーを右クリックし、新しいフォルダーを選択し、名前を付けます。

                                    サブフォルダーを並べ替える

                                    親フォルダーに多数のサブフォルダーがある場合、それらを並べ替えることで、必要なフォルダーをすぐに見つけることができます。親フォルダを右クリックし、サブフォルダを A から Z に並べ替えを選択します。

                                    フォルダをお気に入りに追加する

                                    お気に入りセクションは、フォルダー ペインの上部にあります。そのペインを折りたたむと、左側に沿ったバーにお気に入りが表示されます。どちらの方法でも、頻繁に使用するフォルダーにすばやくアクセスできます。

                                    フォルダを右クリックして [お気に入りに追加] を選択するか、フォルダをフォルダ ペインの上部にある [お気に入り] セクションにドラッグします。

                                    未読アイテムの数を表示する

                                    フォルダの未読アイテムの合計数を、ペイン内のそのフォルダに直接表示できます。これは、メールをフォルダーに自動的に送信する場合に、新しいメッセージをすぐに見つけることができるため便利です。.

                                    1. フォルダを右クリックし、プロパティを選択します。
                                    2. 全般タブを開き、未読アイテムの数を表示を選択します。
                                    3. 適用OKを選択して変更を保存します。
                                    4. すべてのアイテムを表示したい場合は、代わりに アイテムの合計数を表示を選択してください。

                                      一般的なアクションを自動化する

                                      前述したように、Outlook では自動アクションを実行できます。これには、メールをフォルダ メッセージの転送 に移動したり、アイテムに重要度をマークしたりすることが含まれます。これらはそれぞれ、受信トレイを常に把握するのに役立つだけでなく、プロジェクトやチームにも役立ちます。

                                      Outlook ルールを作成する

                                      Windows、Mac、Web 上の Outlook でルールを作成する に関する完全なガイドが用意されているので、ここではプロジェクト管理に役立つ 1 つの例を見てみましょう。前述のように、メールを自動的にフォルダーに移動できます。さらに、ルールを最初から作成するのではなく、受信したメールに基づいてルールを作成することもできます。

                                      1. メールを選択し、右クリックして ルールに移動し、ルールの作成を選択するか、ホームで ルールを選択します。タブを押して、ルールの作成を選択します。
                                        1. メールの基本条件が上部に表示されます。送信者、件名、または宛先方法に基づいてルールを設定できます。使用する条件を 1 つ以上選択します。
                                          1. [次の操作を行う] 領域で、[アイテムをフォルダに移動する] チェックボックスをオンにします。次に、フォルダの選択ボタンを使用してフォルダを選択します。
                                            1. 終了したら OKを選択すると、新しいルールを使用する準備が整います。選択した条件に基づいてメールが到着すると、そのメールは選択したフォルダーに自動的に移動します。
                                            2. クイックステップを作成する

                                              Outlook のもう 1 つの優れた自動化ツールは、クイック ステップと呼ばれます。クイック ステップを使用すると、ワンクリックで電子メールに対してアクションを実行できます。ご想像のとおり、これは大幅な時間の節約になります。

                                              メールの移動、分類、転送などのクイック ステップを設定できます。例として、明日のフォローアップのために電子メールにフラグを付けるクイック ステップを設定します。.

                                              1. ホームタブに移動し、クイック ステップボックスの その他矢印 (下の矢印) を選択します。 新しいクイック ステップ>カスタムを選択します。
                                                1. [クイック ステップの編集] ボックスの上部に名前を付けます。次に、アクションの選択ドロップダウン メニューを開き、メッセージにフラグを付けるを選択します。
                                                  1. その後のドロップダウン メニューで、[明日] を選択します。今日、来週、または必要に応じて、別のオプションを選択できます。
                                                  1. [完了] を選択してクイック ステップを保存します。
                                                  2. クイック ステップを使用するには、電子メールを選択し、ホームタブに移動して、クイック ステップボックスで選択するか、右クリックして に移動します。 >クイック ステップを選択し、ポップアウト メニューから選択します。

                                                    これで終わりです。ワンクリックで、明日フォローアップするようメールにフラグを付けました。

                                                    これらの提案が、次の新しいプロジェクト、さらには Outlook でのチームの管理に役立つことを願っています。さらに詳しくは、Microsoft Teams を Outlook に追加する方法 を参照して、会議に参加したりスケジュールを設定したりする簡単な方法をご覧ください。

                                                    .

                                                    関連記事:


                                                    10.06.2023